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Cómo pasar de Excel a un software de gestión financiera

 
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Cómo pasar de Excel a un software de gestión financiera
by System Administrator - Wednesday, 29 October 2014, 5:21 PM
Colaboradores y Partners

Cómo pasar de Excel a un software de gestión financiera

por Linda Rosencrance

Aunque Microsoft Excel ha sido durante mucho tiempo la herramienta que todos utilizaban para los procesos financieros, muchos líderes financieros, particularmente en organizaciones grandes y más complejas, se han dado cuenta de la desventaja de utilizar de hojas de cálculo para presupuestos y previsiones.

Las hojas de cálculo son propensas a errores, contienen datos incongruentes y son difíciles de manejar si hay muchos departamentos. Por no hablar de que les toma mucho tiempo a los usuarios recopilar la información necesaria para preparar un presupuesto.

Cuando los líderes financieros entienden que usar hojas de cálculo para los principales procesos financieros no corresponde a los mejores intereses de sus empresas, a menudo deciden hacer la transición de Excel hacia un software de gestión financiera para el presupuesto, planificación y previsión (BP&F) de software de gestión financiera.

Moverse hacia una plataforma BP&F dedicada es un gran paso, y usted debe considerar una serie de cuestiones antes de mover el interruptor. Para ayudarle a asegurar una transición sin problemas y con éxito, los usuarios y los expertos opinan sobre qué hacer para evitar los errores cuando ha tomado la decisión de dejar detrás de Excel por un proceso más moderno.

1. Lograr un compromiso de la gerenciaMe aseguré de que tenía el compromiso de la dirección antes de que comenzara el proceso”, dijo Harry Vasels, CFO de South Central Media, una empresa de marketing y comunicaciones en Evansville, Indiana, que pasó de Excel al software de Adaptive Insights (antes conocido como Adaptive Planning). "No iba a perder mi tiempo y yo sabía el tiempo que tomaría”.

2. Darle a la transición el tiempo suficiente. “Cuando usted va y hace esto, tiene que dedicar el tiempo necesario para hacer este modelo de la manera que quiere que sea”, dijo Vasels. "Yo dediqué 10 semanas de tiempo para ello. Una operación más complicada podría tener que separar cuatro a cinco meses para el proceso”.

Se necesita el tiempo para ingresar los datos, tiene que limpiarlos, debe estar seguro de que todo lo que está armando es preciso y usted tiene que poner a prueba los resultados a lo largo de la transición, agregó.

“A las 10 semanas tuvimos el modelo y hemos utilizado el modelo con solo ajustes menores”, dijo Vasels.

3. Traiga a las personas adecuadas. “Usted necesita una mezcla de gente”, dijo. “En mi caso, yo debía tener una implicación inmediata. Así que me aseguré de que tenía algunas personas operativas involucradas conmigo. Me aseguré de que tenía una persona de cada división que fuera la persona designada asignada a esta tarea por la persona encargada de la división”.

4. Integre todas las versiones de hojas de cálculo a lo largo de la empresa que tengan información financiera. Las líneas de negocio a menudo hacen un seguimiento de números financieros específicos que no son necesariamente rastreados a nivel ejecutivo, pero que deben integrarse en la planificación, la presupuestación y el software de predicción, dijo Hyoun Park, consultor principal en DataHive Consulting, con sede en Boston.

La mejor manera de hacer esto es pedirle a cada gerente las métricas que utilizan y cómo calcularlas, en lugar de simplemente buscar a través de cada hoja de cálculo las discrepancias y rarezas potenciales", dijo. "Este trabajo por adelantado puede ser un reto, pero va a resultar en una mayor captación y uso a largo plazo”.

5. Desarrolle métodos consistentes para las proyecciones y para desplegar previsiones y asegure que estos modelos pueden ser modificados con base en los cambios a la estrategia corporativa. Los modelos de presupuestación, planificación y previsión más complicados y “maduros” no tienen sentido si no se pueden cambiar con el tiempo de acuerdo con la necesidad corporativa, dijo Park.

“Aunque 'ágil' y 'orientado hacia delante' son palabras de moda, también son aspectos importantes para describir BP&F”, dijo. "Los modelos de negocios ya no son fijos y predecibles en una escala de cinco a 10 años”.

Los modelos de negocio, añadió Park, requieren de retoques conforme los servicios digitales, lo móvil, lo social, la nube, el software como servicio y la demanda de analítica cambian no solo los productos y servicios que ofrecen las empresas, sino los modelos de ingresos, las estructuras de ventas, la asignación de costos y los supuestos de contabilidad que son utilizados para los negocios que miran hacia delante.

6. Revise juntos los supuestos de modelado de primera línea y de línea inferior conforme las  hojas de cálculo se mueven hacia el software de BP&F. Un ejemplo básico, dijo Park, es que las proyecciones de ventas pueden estar relacionadas con un modelo de precios de costo incrementado y estar vinculadas directamente a los costos de línea de fondo en una hoja de cálculo, pero su empresa ​​pueden estar moviéndose a un modelo de precios de valor impulsado por la demanda.

"En este caso, los ingresos y las proyecciones de costos necesitan ser disociados para ajustarse a este cambio estratégico", dijo. "En lugar de simplemente traducir los modelos de hojas de cálculo existentes a soluciones de planificación, presupuestación y previsión, asegúrese de que estos modelos reflejan las expectativas empresariales en lugar de los supuestos de un individuo sobre cómo funciona el negocio”.

7. Determine lo que usted realmente necesita. Usted tiene que averiguar lo que realmente necesita para que pueda dedicar menos tiempo a administrar el proceso de BP&F y más tiempo utilizando lo que se encuentra en los presupuestos y la previsión y los informes que le ayudarán a administrar mejor el negocio, dijo Laurie McCabe, socio de SMB Group, en Northborough, Massachusetts.

"En la mayoría de los casos, querrá cosas como la consolidación financiera, de modo que si tiene varias divisiones o departamentos, pueda consolidar [el presupuesto] y resumirlo”, dijo. "Es posible que desee algún tipo de análisis para ayudarle a buscar la diferencia entre el rendimiento planeado y el desempeño real”.

8. Seleccione un producto que pueda crecer con su empresa. "Usted no debe meterse en una solución si ya está en los límites superiores de sus capacidades con sus necesidades actuales", dijo Mónica Ross, director de proyectos estratégicos en Parsons, un proveedor eléctrico y de tecnología que migró desde Excel a software BP&F de Host Analytics.

"Encuentre un proveedor que le dará crecimiento y opciones porque usted los quiere”, dijo ella. "Usted puede no saber todavía cuáles son todos esos requisitos, pero ellos vendrán porque el equipo de gerencia tiene hambre de más información”.

9. Conozca sus requisitos por adelantado. "Estábamos haciendo demasiados cambios en la implementación", dijo Ross. "Me di cuenta, en retrospectiva, que teníamos que ser más claros en nuestros requisitos por adelantado y no estar descifrándolos simultáneamente con la construcción”.

10. No le ponga demasiada ingeniería a su primera solución. No haga un modelo de predicción que sea extremadamente complejo, dijo Ross. "Mi modelo de predicción era tan complejo que no era fácil de usar para que mi equipo de gestión pudiera involucrarse en el modelado de predicciones", dijo. "Así que manténgalo sencillo”.

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