Opiniones | Opinions | Editoriales | Editorials

Evite estos errores para el éxito de las iniciativas de colaboración empresarial

 
Picture of System Administrator
Evite estos errores para el éxito de las iniciativas de colaboración empresarial
by System Administrator - Monday, 16 March 2015, 3:47 PM
Colaboradores y Partners

Evite estos errores para el éxito de las iniciativas de colaboración empresarial

por Pamela DeLoatch

La comunicación dentro de una empresa solía ser simple: Usted caminaba por el pasillo para hablar con un compañero de trabajo, respondía el teléfono o enviaba un correo electrónico. Pero esos métodos son menos eficaces a medida que las empresas crecen y los empleados se distribuyen por todo el país y el mundo. Además, la cantidad de información que los trabajadores deben filtrar ha aumentado exponencialmente en muchos de los casos, mientras que el tiempo asignado para digerir y formular dicha información ha disminuido significativamente. Para un número creciente de organizaciones, la respuesta a estas cuestiones está implementar una iniciativa de software de colaboración empresarial.

Pero un sistema de colaboración debe trabajar desde la primera vez que los empleados lo utilizan. Comete un error significativo cuando se elabora una iniciativa de colaboración empresarial que puede fallar, a pesar de sus mejores intenciones.

Por ejemplo, cuando el gigante de medios Gannett Co. lanzó un sistema de medios de comunicación social empresarial para su negocio USA Today, el despliegue no fue muy suave. Susan Murphy, director de cuentas nacionales en USA Today, dijo que a pesar de que Gannett había puesto en práctica con éxito una iniciativa de software de colaboración empresarial con medios sociales para la empresa matriz, las cosas no funcionaron tan bien en USA Today. Como resultado, el sistema a menudo no es utilizado por los trabajadores allí, dijo.

"Nunca estuvimos realmente involucrados en la decisión" para implementar la tecnología de colaboración, dijo Murphy. Y sin una explicación de los beneficios potenciales del sistema, agregó, los empleados nunca entendieron por qué o cómo deben utilizarlo.

El ejemplo que Murphy ofrece no es inusual, dijo T.J . Keitt, analista senior de Forrester Research Inc. en Cambridge, Massachusetts. Según Keitt y otros expertos de la industria, cuando las empresas deciden llevar a cabo una iniciativa de colaboración empresarial, a menudo hacen un puñado de errores comunes:

Uso de la tecnología para iniciar la colaboración. Antes de que un sistema se coloque en su lugar, una empresa tiene que tener una cultura que fomente la comunicación y la colaboración. "La tecnología por sí sola no hace que nadie sea colaborativo", dijo Keitt.

Sistemas empresariales sociales como Jive y Yammer permiten a los empleados tener conversaciones, publicar actualizaciones de estado de los proyectos, formar grupos, compartir documentos e incluso establecer redes con socios externos. Pero estas plataformas son sólo los conductos de una comunicación que ya debería estar ocurriendo. Si no es así, una nueva herramienta brillante no va a hacer que suceda.

Implementación de la tecnología antes de tiempo. Las empresas pueden tener la tentación de comprar la nueva tecnología del mes, por temor de quedarse detrás de la competencia si no lo hacen. Pero no todas las organizaciones están listas para desplegar y utilizar la empresa de medios sociales corporativos de una manera eficaz.

Según el reporte Maturity Model for Enterprise Collaboration and Social Software (Modelos de madurez para la colaboración empresarial y el software social), un informe publicado el año pasado por Gartner, las empresas tal vez no estén listas para sacar el máximo provecho de la tecnología si restringen la comunicación, no fomentan la colaboración empresarial a través de las líneas organizativas o ven la colaboración social más como una comunidad subyacente que como una ventaja comercial. En lugar de salir corriendo a comprar el software, las empresas primero deben examinar su cultura existente. Si esa cultura actualmente no fomenta la colaboración, los ejecutivos deben explorar estrategias que podrían ayudar a transformarla en una que sí lo haga.

No atar la colaboración y los medios sociales a los objetivos estratégicos del negocio.Antes de decidirse a utilizar la empresa de medios sociales en una iniciativa de colaboración, necesita saber cuáles son los problemas de negocio que trata de resolver, aconsejó Sam Loveland, vicepresidente de la participación del cliente en todo el mundo para el proveedor de software Yammer Inc. en San Francisco.

Sin esa comprensión clara de cómo una plataforma de colaboración empresarial se alineará con los objetivos estratégicos de la organización, tanto a nivel corporativo como de las unidades de negocio, no será visto como una herramienta útil, dijo.

No conseguir que los ejecutivos o mandos medios compren el proyecto. La creación de una cultura corporativa que abarque la colaboración social se inicia en la parte superior, de acuerdo con Keitt y Loveland. "Los administradores de categoría superior tienen que hacer algo más que dar permiso a los empleados para usar las redes de negocios sociales;necesitan estar activos ellos mismos en la red", dijo Loveland.

Los gerentes de nivel medio también son esenciales para el éxito de una iniciativa de colaboración social, dijo Keitt.

"Ellos son los que tácticamente llevan a cabo las visiones de los ejecutivos", dijo. "Deben alentarlo e incentivarlo." Si los directivos no ven los beneficios de la iniciativa, todos los esfuerzos podrían terminar bloqueando los comandos.

Hacer la adopción obligatoria. La colaboración no es algo que se ordene, dijo Loveland; si trata de hacerlo, no funciona. En lugar de ello, agregó, los líderes empresariales y de TI y los administradores de la colaboración que tratan de inculcar una cultura de mayor colaboración en sus empresas necesitan mostrar a los empleados de todos los niveles cómo tales cambios y las nuevas capacidades los beneficiarán y facilitarán su trabajo.

Los empleados quieren saber lo que pueden ganar por tomarse el tiempo para aprender y utilizar las nuevas tecnologías. Mediante la alineación de los beneficios potenciales de una iniciativa de colaboración empresarial con las necesidades y objetivos individuales, así como los corporativos y departamentales, el programa tiene una mejor oportunidad de resonar con cada empleado, dijo Loveland.

Los beneficios que la colaboración social empresarial puede proporcionar son cada vez más claros, y a medida que las empresas se vuelven más hábiles en la medición de sus éxitos, es probable que más organizaciones quieran implementar este tipo de sistemas. Mediante la comprensión de los posibles escollos, TI y los gerentes de colaboración pueden evitarlos y determinar mejor si, cuándo y cómo convertirse en una empresa social puede ayudar a sus organizaciones a alcanzar sus objetivos de negocio.

Sobre el autor: Pamela DeLoatch es escritora independiente en los entornos B2B y tecnología. Ha escrito artículos, perfiles y casos de estudio para numerosas organizaciones.

Link: http://searchdatacenter.techtarget.com

1065 words